Die Digitalisierung hält zunehmend Einzug in den Rechnungsversand – und das aus gutem Grund. Traditionell mussten Rechnungen physisch per Post zugestellt, gescannt und manuell verarbeitet werden. Das kostet Zeit, Ressourcen und ist anfällig für Fehler. invoiceR bietet deshalb verschiedene komfortable Möglichkeiten, Rechnungen digital zu empfangen und direkt zu verarbeiten.
Rechnungen per E-Mail automatisiert empfangen
Eine der einfachsten Methoden zur digitalen Rechnungsübermittlung ist der Versand von Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail. invoiceR ermöglicht es, eine spezifische E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@kunde.ch) zu überwachen. Eingehende E-Mails werden automatisch auf PDF-Anhänge geprüft, und erkannte Rechnungen werden direkt in das System importiert und verarbeitet. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen.
Für die Archivierung empfiehlt sich das PDF/A-Format, insbesondere PDF/A-3. Dieses Format ist speziell für die Langzeitarchivierung konzipiert und ermöglicht das Einbetten von zusätzlichen Dateien, wie z. B. XML-Daten, was für hybride Rechnungsformate von Vorteil ist.
Integration über SFTP und maschinenlesbare Formate
Für Lieferanten, die regelmäßig mehrere Rechnungen pro Monat senden, bietet sich eine tiefere Integration über einen sicheren SFTP-Server an. Anstatt PDF-Dokumente zu übertragen, können Rechnungsdaten in maschinenlesbaren Formaten übermittelt werden. invoiceR unterstützt dabei verschiedene branchenübliche Standards, die eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung ermöglichen:
- OpenTrans 2.1: Ein XML-basiertes Format, das speziell für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten entwickelt wurde. Es unterstützt eine Vielzahl von Dokumenttypen, darunter Rechnungen, Bestellungen und Lieferavise.
- SAP IDoc (Intermediate Document): Ein proprietäres Format von SAP, das für den Austausch von Daten zwischen SAP-Systemen und externen Anwendungen verwendet wird. IDocs sind strukturiert und ermöglichen die Übertragung von komplexen Geschäftsdaten, einschließlich Rechnungsinformationen.
- EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): Ein internationaler Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. EDIFACT wird häufig in der Logistik- und Handelsbranche verwendet und unterstützt verschiedene Dokumenttypen, einschließlich Rechnungen.
- UBL (Universal Business Language): Ein offener Standard für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch, der von der OASIS-Gruppe entwickelt wurde. UBL definiert eine Sammlung von XML-basierten Dokumenttypen, darunter Rechnungen, und wird in verschiedenen Ländern für die elektronische Rechnungsstellung eingesetzt.
Durch die Verwendung solcher Formate entfallen manuelle Schritte wie das Scannen oder die Texterkennung. Die Daten werden direkt und fehlerfrei in invoiceR importiert, was die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht und die Datenqualität verbessert.
Hybride Formate: ZUGFeRD als Brücke zwischen Mensch und Maschine
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile von PDF und XML kombiniert. Es basiert auf dem PDF/A-3-Standard und ermöglicht das Einbetten von maschinenlesbaren XML-Daten in eine visuell lesbare PDF-Datei. Dies erleichtert sowohl die menschliche Prüfung als auch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.
Obwohl ZUGFeRD in der Schweiz nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, nutzen viele Unternehmen dieses Format aufgrund seiner Flexibilität und Kompatibilität mit europäischen Standards. Der Import solcher Dokumente nach invoiceR erlaubt somit die Kombination der Vorteile: ein menschenlesbares PDF-Dokument enthält sämtliche Informationen des Lieferanten und die in XML abgelegten Zusatz-Daten erlauben einen fehlerfreien Import der Rechnungsdaten
